การจัดการระบบการทำงานภายในร้านกาแฟ เป็นการจัดทำโครงสร้างและระบบการจัดการ มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้เราสามารถทำเครื่องดื่มได้อย่างรวดเร็วและเกิดความผิดพลาดน้อย ในขณะเดียวกันยังควบคุมคุณภาพของเครื่องดื่มตามมาตรฐานของร้าน

ร้านกาแฟส่วนใหญ่มักจะมีระบบการจัดการที่ไม่เป็นระเบียบเรียบร้อย เป็นผลให้ระบบการทำงานล่าช้า อาจทำให้เกิดปัญหาลูกค้าต้องรอนานกว่าจะได้เครื่องดื่ม, การทำงานที่ยากขึ้น เนื่องจากมีการเคลื่อนที่ทับซ้อนกัน ,การสื่อสารไม่ตรงกันอาจทำให้ทำเมนูผิด สุดท้ายแล้วปัญหาเหล่านี้อาจจะทำให้ลูกค้าไม่กลับมาซื้ออีก แต่การที่มีระบบการทำงานที่ดีจะช่วยคุณได้ในเวลาที่เร่งรีบ ทำให้การสื่อสารตรงกัน พนักงานสามารถทำงานตามหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่เราจะเริ่มจัดระบบการทำงานเหล่านี้จากอะไรก่อนดีล่ะ? วันนี้เราสรุป มาเป็นหัวข้อ 3 ข้อ

1. การรับออเดอร์จากลูกค้า

ร้าน

เริ่มตั้งแต่ที่ลูกค้าเปิดประตูเข้ามาในร้าน ในขณะนั้น จุดมุ่งหมายเพื่อให้ลูกค้าความประทับใจตั้งแต่ที่เดินเข้ามาในร้าน ควรมีพื้นที่ให้ลูกค้าสำหรับรอสั่ง และรับเครื่องดื่ม ทำให้ลูกค้ารู้สึกสบาย ไม่แออัด นอกจากนี้เพื่อให้ผู้คนที่เดินผ่านไปมา อยากที่จะเข้ามาสั่งซื้อเครื่องดื่มภายในร้าน เพราะเห็นว่าการเดินเข้ามาในร้านแล้วทำให้รู้สึกไม่เกร็ง

พนักงาน

เริ่มต้นจากพนักงานกล่าวคำทักทาย (สวัสดี/ยินดีต้อนรับ) แนะนำเมนู และรับเงินจากลูกค้า ไปจนถึงการตอบคำถามต่างๆของลูกค้า  นอกจากนี้เรื่องเล็กๆน้อยๆ ที่อาจะสร้างความประทับใจให้แก่ลูกค้า ถ้าพนักงานสามารถทำได้ก็จะเป็นสิ่งที่ดี เช่น การจำชื่อของลูกค้า ก็มีความสำคัญในแง่ของความรู้สึก ลูกค้าจะรู้สึกประทับใจว่าเราสามารถจดจำเค้าได้ ทำให้เกิดความรู้สึกที่ดีระหว่างพนักงานและลูกค้า รวมถึงร้านของเราด้วย

2. การเคลื่อนที่ของระบบงานหลังเคาน์เตอร์

         พื้นที่หลังเคาน์เตอร์ มีขนาดเหมาะสมเพื่อให้บาริสต้าได้เตรียมวัตถุดิบและอุปกรณ์ ทำงานได้อย่างอิสระ สิ่งของทุกสิ่งสามารถหยิบจับได้ง่าย วางไว้ในตำแหน่งที่เหมาะสม ไม่ต้องเคลื่อนที่มาก หากต้องนำไปที่อื่น เมื่อใช้แล้วควรนำมาเก็บที่เดิม เช่น เครื่องบดกาแฟ อาจจะตั้งอยู่ข้างๆเครื่องชงกาแฟ , ตู้เย็นเก็บนมสดอยู่ไม่ไกลจากตำแหน่งที่เราจะสตีมนมมากนัก รวมถึงพวกอ่างล้างจานจะอยู่ใกล้กับถังขยะ

         การแบ่งพื้นที่การทำงาน จะช่วยให้ระบบการรับออเดอร์ จนถึงการทำเครื่องดื่มมีประสิทธิภาพมาก การจัดวางเครื่องบดกาแฟ พื้นที่บรรจุกาแฟลงใน portafilter สตีมนม และพื้นที่ให้บริการ จนจบกระบวนการ รวมไปถึงการจัดวางวัตถุดิบและอุปกรณ์อื่นๆ ให้แบ่งเป็นหมวดหมู่ตามการเคลื่อนที่ของการทำงาน เพื่อให้เราสามารถทำงานได้อย่างอิสระ ไม่มีการชนกันของงาน เป็นการสื่อสารทางเดียว ทำให้เราทำงานได้รวดเร็วและมากขึ้น เกิดความผิดพลาดน้อยลง และยังมีเวลาบางส่วนกลับไปทักทายลูกค้าได้อีกด้วย

         หากว่าทุกอย่างถูกจัดเตรียมไว้อย่างถูกต้องและเหมาะสม จะทำให้การทำงานมีความสมูทและลงตัวมากขึ้น เช่น คนที่สกัดช็อตกาแฟทำกาแฟออกมา และนำกาแฟไปเทใส่แก้วที่ปรุงนมไว้ล่วงหน้า แล้วคนที่ปรุงก็ทำการคนเครื่องดื่มให้เข้ากัน แล้วตักน้ำแข็งใส่แก้ว ปิดฝา แล้วเสิร์ฟเครื่องดื่มที่ทำเสร็จแล้วให้กับ ผู้ที่เป็นคนรับออเดอร์ไม่ควรจะทิ้งใบออเดอร์ของลูกค้า จนกว่าลูกค้าจะได้รับเครื่องดื่ม หรือเดินออกจากร้านไปแล้ว

 3. ระบบการจัดการวัตถุดิบ

         เราจะต้องมีการจัดเตรียมวัตถุดิบที่จะใช้ในแต่ละวันให้เพียงพอต่อการใช้งาน เพราะไม่เช่นนั้นจะทำให้ระบบการทำงานของพรนักงานเสียไป เพราะต้องมาคอยเติมวัตถุดิบ เช่น การเติมเมล็ดกาแฟในโถของเครื่องบดกาแฟ, เตรียมแช่นมสดให้เย็น สำหรับการปรุงเมนู และการสตีมนม การเตรียมนมปรุงแต่งและซอสต่างๆ นอกจากนี้ยังรวมถึงการเตรียมวัตถุดิบสำหรับเมนูที่ขายดีประจำร้าน และอุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้ เพื่อให้มั่นใจว่ามีเพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า เช่น ปริมาณแก้วสำหรับเครื่องดื่มร้อน อาจจะเตรียมให้เท่ากับที่จำนวนที่นั่งของร้าน, จำนวนซอส และนมปรุงแต่ง ควรทำเตรียมไว้ประมาณ 2 ชุด เป็นต้น ทั้งนี้เราควรประเมินดูจากยอดขายของร้าน, เวลาเร่งด่วน  แล้วจัดการเตรียมการให้เหมาะสม 

         นอกเหนือจาก 3 สิ่งที่กล่าวไปแล้ว ยังมีเรื่องอื่นๆที่เราไม่ควรมองข้ามไป เช่น  การรักษาความสะอาดภายในร้าน ทำให้เราของเราน่าอยู่ น่าเข้ามาซื้อสินค้า และยังทำให้ลูกค้ารู้สึกปลอดภัย และประทับใจในการเลือกซื้อและรับประทานเครื่องดื่มจากร้านเรา การทำความสะอาดเริ่มตั้งแต่บริเวณหน้าร้านและในร้านทั้งหมด การกำจัดขยะ เศษฝุ่น ภาชนะที่ใส่เครื่องดื่ม และวัตถุดิบ  รวมไปถึงการทำความสะอาดเครื่องชงและเครื่องบด ควรจัดทำตารางทำความสะอาด เพื่อที่เราจะได้ไม่ต้องรู้สึกว่างานหนักเกินไป แบ่งวันในการทำ ก็จะทำให้เราสามารถทำงานได้อย่างมีความสุข นอกจากนี้เครื่องแต่งกายของพนักงาน ควรสะอาด เรียบร้อย แค่นี้ก็จะทำให้ร้านของเราดูดีขึ้นมาในทันตา 

         การบริหารจัดการระบบการทำงานภายในร้านกาแฟ ทุกคนสามารถทำได้ง่าย และเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การเพิ่มจำนวนยอดขาย หรือกำไรนั่นเอง. หลักการ คือ เป็นการเพิ่มคุณภาพของกาแฟ และลดระยะเวลาในการทำงาน จะทำให้ร้านของเราก้าวไปข้างหน้าและเติบโตมากขึ้น